Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů určených pro zákazníky KERABO s r.o., které vydala společnost KERABO s r.o., adresa Boleslavská 1377, 250 01 Stará Boleslav IČO:27201244, je informovat zákazníky o tom, jaké osobní údaje o nich společnost KERABO s.r.o. zpracovává, k jakým účelům a jak dlouho společnost tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva zákazníkům v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.
Tyto Zásady jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti společnosti KERABO s.r.o. jako správce dle čl. 13 GDPR.
A. Kategorie osobních údajů
Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je společnost KERABO s.r.o. schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb a prodejem zboží může ze strany společnosti KERABO s.r.o. dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.
1. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje
Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy. Jedná se zejména o:
- akademický titul
- jméno a příjmení
- název obchodní firmy
- rodné číslo (v případě, že z jakýchkoli důvodů nebylo rodné číslo přiděleno, pak datum narození)
- IČO, DIČ
- adresa trvalého pobytu
- adresa sídla nebo místa podnikání
- fakturační adresa
- čísla předložených identifikačních dokladů a jejich kopie (veškeré údaje, které nejsou potřebné pro poskytování služby, jsou na kopiích dokladů začerněny)
- identifikační údaje zástupce zákazníka nebo kontaktní osoby, kterou zákazník určí
- identifikační údaje plátce vyúčtování
- bankovní spojení
- smlouva a podpis
2. Kontaktní údaje
- kontaktní telefonní číslo
- kontaktní e-mail
- adresy na sociální sítě
3. Údaje o zakoupeném zboží, odebíraných službách, využívání služeb a platební morálce
- druh a specifikace poskytované služby nebo zboží
- objem poskytnutých služeb a jejich cena
- informace o platební morálce
4. Údaje z komunikace mezi společností a zákazníkem
Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb a zboží mezi společností KERABO s.r.o. a zákazníkem. Jedná se o zápisy osobní komunikace se zákazníkem nebo jiném přímém kontaktu se zákazníkem, písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem.
B. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů
Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu , nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.
1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů KERABO s.r.o.
Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a pro ochranu oprávněných zájmů KERABO s.r.o. je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme souhlas, nicméně proti zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů společnosti KERABO s.r.o. je možné podat námitku. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.
Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:
- zhotovení díla a dodání zboží (plnění smlouvy)
- poskytování služeb elektronických komunikací, platebních transakcí, poskytování dalších služeb (plnění smlouvy)
- vyúčtování za služby (plnění smlouvy)
- plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)
- účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)
- vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem společnosti KERABO s.r.o.)
- procesy spojené s identifikací zákazníka (plnění smlouvy)
- zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv společnosti KERABO s.r.o., včetně obchodního monitoringu (oprávněný zájem společnosti KERABO s.r.o. )
- evidence dlužníků (oprávněný zájem společnosti KERABO s.r.o.)
Osobní údaje pro tyto dílčí účely jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže.
U zákazníků služeb je společnost KERABO s.r.o. oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči ní, zpracovávat v zákaznické databázi jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z jejich komunikace se společností KERABO s.r.o. po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy.
V případě zakoupení zboží od společnosti KERABO s.r.o. je společnost oprávněna zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje zákazníka, údaje o zboží a údaje z komunikace mezi zákazníkem a společností po dobu 4 let ode dne uplynutí záruční doby na zboží.
V případě jednání mezi společností KERABO s.r.o. a potenciálním zákazníkem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je společnost KERABO s.r.o. oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od příslušného jednání. Faktury vystavené společností KERABO s.r.o. jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i zákaznické smlouvy.
Identifikační údaje nutné pro poskytování služby z průkazu totožnosti zákazníka jsou ze strany společnosti KERABO s.r.o. zpracovávány v souladu s § 16 zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy se společností . Pro naplnění této zákonné povinnosti si společnost ponechává po dobu 10 let ode dne ukončení poslední služby zákazníka kopie občanských průkazů s údaji nutnými pro poskytování služby, přičemž ostatní údaje, které nejsou nutné pro poskytování služby, jsou na kopii průkazu začerněny.
Ve Staré Boleslavi 21.5.2018
Za KERABO s.r.o.
Petr Březina
Jednatel společnosti